Sua empresa requer otimização, segurança e proteção de documentos e arquivos confidenciais? Parece uma boa tarefa para data rooms virtuais. Em especial, diz respeito às tarefas e arquivos vinculados ao trabalho de devida diligência. Muitas empresas de pequeno / médio / grande porte já integraram esse software, reduziram a metade das tarefas de rotina dos funcionários e aumentaram a produtividade. No entanto, também existem novatos nessas ferramentas. Esta análise da sala de dados é dedicada a compartilhar instruções passo a passo sobre como escolher a melhor sala de dados virtual em 2021/2022.
O perfil do software de sala de dados online
Antes de recomendar qualquer medida para a compra de uma sala de dados virtual, você deve entender claramente se ela pode se adequar ao seu negócio em particular. Portanto, as salas de dados virtuais são um ambiente online avançado e seguro no qual grandes quantidades de arquivos secretos ou confidenciais podem ser trocados com segurança fora dos limites de uma empresa. Além disso, você deve saber que um VDR é diferente de uma extranet corporativa porque se destina principalmente a comunicar com segurança documentos confidenciais fora do firewall corporativo.
Quanto às tarefas adicionais, a empresa pode se beneficiar dos serviços de data room quando estiver envolvida em due diligence, especialmente em fusões e aquisições, litígios, falências, arrecadação de fundos e auditorias. Ele atende às suas tarefas diárias de negócios? Em caso afirmativo, vamos para a orientação passo a passo real sobre como escolher o melhor fornecedores de data room virtual.
Um guia passo a passo para a compra de VDR
Há uma infinidade de VDRs no mercado, o que torna difícil escolher o melhor. Olhando para o futuro, você deve ter em mente os próximos critérios principais: segurança e conformidade, acessibilidade, usabilidade e confiabilidade. Além disso, faça o seguinte.
# 1 Priorize as funcionalidades e especifique suas necessidades de negócios
Se você é proprietário de uma empresa, sabe quais tarefas e responsabilidades estão sobre seus ombros. Os provedores de salas de dados virtuais garantem ajudá-lo a alocar quase todos os dados de due diligence com seus softwares. De sua parte, você deve buscar soluções que atendam a requisitos de segurança específicos, incluindo ISO / IEC 27001: 2013 ou SOC 1, e incluam recursos de proteção de arquivos, como marca d’água, visualização restrita e autenticação de dois fatores.
Então, grandes funcionalidades podem estar no controle do acesso. Por exemplo, você pode completar uma trilha de auditoria e acessar a atividade do usuário.
Nº 2 Estabeleça Seu Orçamento
Como foi dito acima, existem muitos VDRs, o mesmo que as políticas de preço para cada um. Em primeiro lugar, olhe para o mercado e verifique o custo médio. Em segundo lugar, entenda com quanto você está disposto a contribuir para pagar pelo software de sala de dados. Na maioria das ocasiões, o preço é determinado pela quantidade de armazenamento necessária, o número de membros da equipe que usarão o programa, os recursos desejados por sua empresa, bem como o nível de proteção exigido.
Alguns fornecedores têm preços fixos (cobrança mensal). Aqui está uma dica importante – não tente ir para soluções caras se alguns add-ons não forem necessários para o seu negócio.
# 3 Compare os fornecedores com uma mesa
Você deve reunir pelo menos 3 serviços de data room para usar em sua tabela de comparação. Divida a tabela por Recursos oferecidos, Plano de preços e Taxa fixa, Segurança e Conformidade. Além disso, você deve comparar todos os fornecedores escolhidos lendo os comentários existentes sobre seus softwares. Tente consultar serviços de terceiros onde apenas pessoas REAIS deixam comentários.
Nº 4 Aprenda sobre a avaliação gratuita
Felizmente, agora você pode solicitar um teste gratuito para trabalhar com uma sala de dados eletrônica durante um período de tempo fixo. Na maioria das vezes, é concedido a clientes potenciais por 14 dias. Teste a funcionalidade, verifique como todos os recursos são ativados e quais benefícios eles fornecem para suas tarefas de due diligence. Além disso, verifique como as navegações e layouts são amigáveis. Se você planeja usar software de seus dispositivos móveis, certifique-se de que seja compatível com Android, sistema operacional iOS, entre outros.
Nº 5 Teste o Suporte ao Cliente
Durante a avaliação gratuita ou na compra de uma sala de dados virtual, você deve garantir que o fornecedor oferece uma equipe profissional de suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana. Saiba quais problemas eles podem resolver e com que rapidez você pode obter respostas sobre integrações de novos recursos e assim por diante. A propósito, muitos VDRs (com taxas fixas mais altas) fornecem a seus clientes um gerente de projeto pessoal que os orientará durante o negócio para garantir que eles obtenham o máximo do software.
O veredito
Depois que todas as pesquisas forem feitas, você deverá criar um software que possa reduzir viagens desnecessárias e atrasos causados pelo envio de papéis por correio ou interação com várias partes. Você deve evitar a necessidade de vários fornecedores de impressão caros. Depois que seu trabalho transacional for concluído, você terá literalmente uma Bíblia do negócio e um arquivo de DVD criado a partir de sua sala de dados. Se você encontrar a necessidade de recursos adicionais em seu VDR, deve aprender sobre a integração de complementos e os preços que os acompanham.